Ein US-Car Meeting ist seit Jahrzehnten schon eine gute Gelegenheit, einander kennen zu lernen, sich auszutauschen und eine schöne Zeit unter Gleichgesinnten zu verbringen. Treffen führen in Foren heutzutage immer wieder zu Diskussionen; unter Anderem über Eintrittspreise. Häufig wird dort die Meinung vertreten, dass die Teilnehmer Eintrittsfrei auf das Veranstaltungsgelände fahren können - und der Eintrittpreis nur für Besucher ohne US-Fahrzeug erhoben werden sollte. Livemusik gehört inzwischen nicht mehr nur zum guten Ton, sondern wird schlichtweg erwartet, ebenso wie ein kleines Rahmenprogramm, eine Vielfalt an Speisen und Getränken, ein geeignetes Gelände, das allen gerecht wird und, und, und.

Zumeist reagieren Veranstalter auf diese Diskussionen sehr erbost, weil diese natürlich wissen, was der Besucher nicht weiß. Denn was beim Eintreffen auf einer Veranstaltung häufig so einfach aussieht, bedurfte langer Vorbereitung, vieler Amtsschimmelkämpfe, Blut, Schweiß, Tränen, Hirnschmalz und nicht zu vergessen – harter Devisen.

Ein eigenes US-Car Treffen

Es beginnt immer Alles mit einer Idee. Man könnte ja mal ein eigenes Treffen veranstalten, ganz nach den eigenen Ideen und dem eigenen Geschmack. Es gibt so viele, im ersten Augenblick perfekt passende Locations. Der US-Car Fahrer ist im Laufe der Zeit sehr anspruchsvoll geworden. Das Gelände muss also groß sein, so dass niemand weit vom Hauptgelände parken muss und bestenfalls seinen Boliden permanent im Auge behalten kann. Der Boden muss eben und befestigt sein, so dass keine Kiesel oder Schotter den Lack beschädigen können, keine Schlaglöcher den Fahrtweg behindern, keine Staubentwicklung die Fahrzeuge beschmutzen. Äcker und Wiesen bergen die Gefahr, bei schlechtem Wetter aufzuweichen, so dass man sich festfahren -, oder aufwirbelnder Schlamm das Fahrzeug beschmutzen könnte. Die scheiden für das „perfekte Meeting“ schon mal aus.

Bestenfalls besitzt man ein solches Gelände. Ist dem nicht so, hat man ggf. ein solches Gelände entdeckt und beginnt nun mit der Recherche, wem die Fläche gehört. Handelt es sich dabei um städtischen, öffentlichen Raum oder ein Privat- bzw. Firmengelände. Alle Optionen unterliegen starken, amtlichen Reglementierungen.

Natürlich kann man auf „gut Glück“ die Veranstaltung durchführen, muss dann allerdings jederzeit befürchten, dass das Amt zufällig davon erfährt. Sei es aufgrund von Werbung, Jemandem, der es dem Amt mitteilt, oder im schlimmsten Fall passiert während der Veranstaltung etwas. Dies hat sehr hohe Bußgelder zur Folge. Um auf der sicheren Seite zu sein, meldet man seine Veranstaltung also besser an.

Vor wenigen Jahren noch, war es eine ganz einfache Prozedur. Ein Anruf beim Ordnungsamt genügte, dort wurden dann Speisen, Getränke und erwartete Besucher abgefragt und die Genehmigung erfolgte schriftlich, gegen eine Gebühr von ca. 50 Euro – je nach Stadt. Eine Belehrung zur Anmeldung der Veranstaltung bei der GEMA erfolgte und das war dann der bürokratische Teil. Hatte man vor eine Liveband auftreten zu lassen, oder Musik vom Band abzuspielen, fiel nochmals eine Gebühr für die GEMA an.

Aufwändiges Prozedere

Wenn man heute eine Veranstaltung meldet, wird sofort klar, dass bereits ein vollständiges Konzept vorliegen muss. Genehmigungen müssen inzwischen von unterschiedlichen Ämtern angefordert werden. Für die erste Anmeldung müssen bereits bis zu 9 Formulare ausgefüllt werden, in denen jede Eventualität abgefragt wird. So z.B.:

Wer ist der Veranstalter?

Wer trägt die Verantwortung?

Wieviele Besucher werden erwartet?

Wieviele Besucher befinden sich zu Spitzenzeiten gleichzeitig auf der Veranstaltung?

Wann finden die Auf- & Abbauarbeiten statt?

Eingezäunter Raum oder nicht?

Welche Speisen und Getränke werden angeboten und von wem?

Welches Programm ist geplant?

Wo und wann findet Beschallung statt? Und, und, und…

Zuzüglich zu diesen „allgemeinen“ Angaben, sind eine Kopie der Nutzungserlaubnis des Grundstückseigentümers notwendig, ein Lageplan vom Katasteramt, Bauzeichnungen von Gebäuden erstellt von einem Architekturbüro, ein Sicherheitskonzept, ein genauer Ablaufplan mit korrekten Uhrzeiten und seit Neuestem ein  zielorientiertes Brandschutzkonzept mit 23 Unterpunkten mit unterschiedlichen Brandszenarien, dass nur von einem staatlich anerkannten Brandsachverständigenbüro erstellt werden kann.

Bei der ersten, geplanten Veranstaltung müssen demnach bereits, mehrere Ämter, ein Architekturbüro und ein Sachverständiger bezahlt werden. Das selbst zu erstellende Sicherheitskonzept, stellt Viele bereits vor ein Problem, denn dafür gibt es keine Leitfäden an die man sich halten kann. Man muss schlichtweg alle Eventualitäten abdecken.

Eine genaue, ausformulierte Bezeichnung des Veranstaltungscharakters, eine genaue, ausformulierte Beschreibung des Areals mit Bodenbeschaffenheit, Belüftungsbeschreibung, Sonderbereichen, Notausgängen, ein Fluchtwegkonzept, ein Notbeleuchtungskonzept, eine Ersatzstromversorgung, ein Sicherheitskonzept und eine Gefahrenbeschreibung sind das Mindeste, dass das Konzept enthalten muss. Hat man das alles eingereicht, ist man noch lange nicht fertig.

Gebühren und Auflagen ohne Ende

Es erfolgt nun eine offizielle Begehung durch die Amtsmitarbeiter, die alle nach Stundensatz bezahlt werden müssen. Das Gelände und die Gebäude werden genauestens in Augenschein genommen und man erhält im Anschluss eine Listung mit weiteren zu erfüllenden Auflagen, oder bestimmte Vorhaben werden sofort unterbunden. Für jedes Vorhaben, tritt ein Genehmigungsverfahren in Kraft. Will man beispielsweise eine Feuershow von Künstlern buchen, heißt die entsprechende Auflage: 2 Löschfahrzeuge der Berufsfeuerwehr müssen über den Zeitraum der Veranstaltung anwesend sein. Über eine Burn-Out-Platte braucht man also gar nicht erst nachzudenken, die Auflagen für so ein Vorhaben, will man wahrscheinlich gar nicht wissen. Selbiges gilt für gewisse Speisen und Getränke. Für einige Dinge müssen Sondergenehmigungen erteilt werden. Es sind beispielsweise unterschiedliche Genehmigungen notwendig um einen Bierstand im Innen- und im Aussenbereich aufzustellen etc.

Die Gebühr, die für Musik erhoben wird, erhöht sich automatisch, wenn zwischendurch Durchsagen über ein Mikrofon erfolgen sollen. Somit entfällt dann auch gleich die Begrüßung der Gäste seitens des Veranstalters… Die Liste könnte noch endlos weiter geführt werden. Eines sei jedoch noch erwähnt: für Veranstaltungen mit Fahrzeugen, ist seit Einrichtung der Umweltzonen, seitens des Veranstalters darauf zu achten, dass die Emissionsgrenzwerte nicht überschritten werden. Wie so etwas in der Praxis umgesetzt werden soll, wird von offizieller Seite jedoch nicht verraten.

Nach einer zweiten Begehung zum Zweck der Kontrolle behobener Auflagekriterien, erhält man dann seine Genehmigungen. Diese kann je nach Programmvorhaben unterschiedlich kosten. Eins ist aber sicher und gilt für jede, noch so kurze Veranstaltung: Das Verfahren dauert seine Zeit und aus diesem Grund, muss der geplante Zeitpunkt für die Veranstaltung weit genug in der Zukunft liegen.

Da kommt mir doch gerade eine Idee! Man könnte ja mal ein eigenes Treffen veranstalten…